Suite à au processus de recrutement que vous venez de compléter, vient la phase d’intégration. Cette phase essentielle termine le recrutement de manière optimale, en incitant un désir d’investissement personnel au long terme de la part de votre nouvelle recrue.
Voici quelques conseils pratiques que nos experts chez COMPET’IRIS ont concocté pour vous, afin de vous aider à réussir cette étape.

Intégrer un nouveau salarié – oui, mais pourquoi ?

Nous avons remarqué au cours de nos années d’expérience dans le domaine du recrutement, que les dirigeants d’entreprises sont prêts à investir financièrement dans le recrutement de nouveaux collaborateurs, quitte à y consacrer un budget conséquent. Or, si vous ne lésinez pas au niveau des moyens investis, vous avez tendance, il est vrai, par à négliger la phase d’intégration qui suit celle du recrutement et qui va ‘convertir l’essai’..!

 En effet, en suivant un petit processus d’intégration simple et succinct, vous allez susciter un désir de bien faire chez votre nouveau venu. Particulièrement pertinent actuellement, suite à la crise sanitaire, ce processus est essentiel afin de fidéliser vos salariés dès leur arrivée.

Ce processus vous est proposé par COMPET’IRIS et permet à votre salarié d’apprendre à connaître son nouvel environnement professionnel de façon à y ressentir une appartenance dès le 1er jour. Ceci aura pour impact direct de favoriser sa motivation, de manière dynamique et instantanée.

Un kit de bienvenue lui sera confié comportant tous les éléments nécessaires et un livret d’accueil, afin de :

  • connaître sa nouvelle entreprise (les valeurs de cette dernière, ses collaborateurs, les protocoles spécifiques..)
  • prendre acte de tous les documents légalement nécessaires (contrat de travail, convention collective de l’entreprise, complémentaire santé..)
  • comprendre les missions que vous attendez de lui  (fiche de poste, descriptif des missions attendues, etc)
  • garder sous la main les identifiants que vous aurez préalablement créés pour lui/elle (logins/mots de passe PC, adresse email professionnelle, identifiants intranet ou logiciels spécifiques..)
  • lire la documentation facultative que vous pourriez lui proposer et se mettre aux couleurs de votre enseigne (magazine ou newsletter de l’entreprise, goodies/produits publicitaires..)

Grâce à ces éléments, le nouveau collaborateur part sur de bonnes bases pour réussir ses débuts au sein de votre structure !

Que faut-il faire, concrètement, pour préparer cette étape ?

Etant donné les éléments que doit comporter la phase d’intégration, une préparation préalable est nécessaire. Heureusement, comme nous savons que vous n’avez pas forcément le temps de vous y consacrer, nous la préparons pour vous, de A à Z ! µ
Vous n’aurez qu’à cliquer sur l’onglet ‘Intégration‘ dans votre espace client Iris pour accéder à tous les documents personnalisés déjà prêts avant l’arrivée de votre nouveau salarié.

De votre côté, vous devrez simplement assurer les étapes fondamentales matérielles et humaines vivement conseillées :

  1. Humainement d’abord :

    Si vous avez d’autres collaborateurs, parlez-leur de l’arrivée imminente du nouveau venu, que ce soit en direct (préférable) ou par email si vous n’avez pas l’occasion de voir vos collègues. Mettez-vous à la place du nouveau salarié : comment vous sentiriez-vous si vous arriviez à votre premier jour de travail dans votre nouvelle entreprise, et personne ne savait que vous deviez venir..? Tout le monde est surpris, vous regarde avec des yeux ronds et se demande qui vous êtes et pourquoi personne ne les a prévenus..
    Le malaise est quasi inévitable dans ce cas, des deux côtés. Il est donc important d’avertir tout le monde pour que chaque intervenant souhaite la bienvenue au nouveau, sans élément de surprise à son arrivée. Bien sûr, si votre structure comporte un responsable RH ou un technicien logistique/informatique, ce sont les premières personnes à informer car ils devront certainement préparer des documents et du matériel de travail pour votre nouveau salarié.

    2. Matériellement ensuite :

    C’est là qu’intervient la personne qui s’occupe du matériel informatique (soit vous-même, soit votre responsable info). Si votre nouvelle recrue doit travailler devant un ordinateur, faites en sorte que tout soit fin prêt avec d’une part l’aspect confort (chaise, souris et clavier opérationnels, bureau parfaitement présenté, nettoyé et organisé, ainsi que tout élément nécessaire à ses fonctions), et d’autre part informatiquement (PC qui fonctionne correctement, configuration du PC, présence des bons logiciels déjà installés, connexion internet fiable, etc).
     
    COMPET’IRIS s’occupe du reste :

    Nous vous fournissons une checklist numérique (imprimable) ultra-pratique pour que vous suiviez facilement les étapes cruciales de l’arrivée du nouveau venu, sans vous soucier d’avoir à vous rappeler chaque élément fastidieux (contrat signé, RIB fourni, éléments de sélection stockés – carte d’identité, diplômes, certificats de travail et références, etc etc..).

    Nous préparons également le livret d’accueil du nouveau salarié avec tous les documents nécessaires, personnalisé aux couleurs de votre enseigne, comme détaillé plus haut.

Ce livret représente un outil astucieux accessible à tout moment au salarié. Il pourra s’y référer à chaque fois qu’il se pose une question et/ou pour s’informer plus précisément sur l’entreprise qu’il vient d’intégrer, ce qui aura pour effet de générer de la motivation en lui.

Conseils’iris : rassurez votre salarié en lui disant que vous êtes disponible si il a des questions à poser (et ce sera certainement le cas !). Montrez-lui l’ensemble des locaux, présentez-le à toute l’équipe, proposez-lui un café.. mettez-le à l’aise ! Avec sourire et cordialité, aidez votre salarié à se sentir à sa place au sein de votre entreprise.

Bien sûr, nous vous accompagnons à chaque instant – vous pouvez chatter avec nous en direct, nous appeler, ou venir nous voir quand vous le souhaitez pour discuter de vos besoins, pour poser vos questions ou simplement pour le plaisir de se rencontrer ! 🙂

En réussissant l’étape d’intégration de votre nouveau salarié, vous optimisez les ressources de votre entreprise, et vous potentialisez vos résultats au long cours. Un salarié motivé qui se sent écouté avec un sentiment d’appartenance a nettement plus de chances de rester longtemps et de fournir un travail de qualité qui servira à développer votre entreprise efficacement.

IRIS – votre alliée RH

Tous les documents en rapport avec l’embauche puis l’intégration de vos nouveaux collaborateurs sont stockés dans votre espace Iris. Les archives sont ainsi conservées pour que vous puissiez les télécharger, les consulter, les imprimer.. au besoin et 24h/24 7j/7.
Les matrices personnalisées et personnalisables de vos contrats et formulaires sont également conservées afin d’être réutilisées au prochain recrutement. Tout est organisé, stocké, archivé et classé au même endroit, sans paperasse ni feuilles volantes ! Iris, votre RH numérique, est votre boîte à outils pratique… comme un bureau entier sur une seule interface !

Pour finir cet article en beauté, nous vous proposons une petite mise en bouche visuelle de notre thématique du jour :

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Pour le suivi au long terme de vos salariés, rendez-vous dans une semaine pour notre prochain article sur les Entretiens Annuels !